2024.11.08 UP
ポータルサイトで広がる
あなただけの情報基地
writer. 窪田 碧里
知りたいことは、まずここから
皆さんは会社の情報管理をどのようにされていますか？
情報があちこちに散らばっていて探すのが面倒だったり、
各個人で情報の管理方法が違うことで困っていたりしませんか？
これまでコラムではオフィススタイルラボのセミナーについてご紹介してきましたが、
今回はGoogleサイトから作成する「ポータルサイト」がテーマです。
当事業部も以前までは情報管理の方法が統一されておらず、
あちこちに情報を探しに行く手間が発生し、効率が悪くなっていました。
しかし、オフィススタイルラボの始動をきっかけにオフィススタイルラボ独自の
社内ポータルサイトを作成し、情報を集約し、統一して管理することに。
以前まであった”探す手間”が省け「誰でもここを見れば大体のことが分かる」状態にすることに成功しました。
そんな当事業部の体験談を含め、
ポータルサイトとは何か、どんなところが良いのか、などご紹介していきます。
― ポータルサイトとは何か
まずはじめに「ポータルサイトとは何か」をご紹介します。 ポータルとは「入口」や「玄関」を意味する言葉であり、ポータルサイトは「インターネットにアクセスし、最初に訪問する（表示される）Webサイト」のことを指す、とされています。 これを自社専用の社内ポータルに置き換えて考えてみると、「自社の色んな情報にアクセスするための入口・玄関口」と考えることができます。
― 実際に触ってみて
ここからは冒頭にあった当事業部独自のポータルサイトを作成し、運用を開始した事例について紹介していきます。
オフィススタイルラボとして始動する以前の当事業部は、お恥ずかしいものの、
一部の情報は共有されていても、基本各自のPCにそれぞれのデータをそれぞれの方法で保存していたり、あちこち情報が散らばっているので、行ったり来たりしないといけない手間がありました。
そんな状態を脱却すべく、オフィススタイルラボ始動をきっかけに社内ポータルサイトを作成することになりました。
「誰でもここを見れば大体のことが分かる」を念頭に置いて作成作業は行われました。
オフィススタイルラボのポータルサイトに入れてあるものは以下のような感じです。
※一部抜粋して紹介しています※
・GoogleWorkspaceのアイコン集(GmailやGoogleドライブなど)
・タイムカード
・各種申請・依頼フォーム
・共有カレンダー
・タスク管理ツール
・各種マニュアル
…etc
・1段目：GoogleWorkSpaceのアイコンを並べています。
・2、3段目(links部分)：仕事でよく扱う機能をひとまとめにしています。画像にリンクを貼り付けてあるので、クリックするだけでOK!
本コラム作成時点では、まだポータルサイトを運用し始めて間もないため、これからまだまだブラッシュアップして進化させていくような状態ですが、 初めて使ってみた実感としては、少しの手間でも削減できるとストレスが減るなと感じました。 毎回あちこちに情報を探しに行かないといけないという、ささいなことでも毎日積み重なってくるとストレスになると思うので、 その煩わしさが減ったことで少し楽になりました。 今まで「このデータどこにありますか？」と聞いていたものも、ボタンや画像などにリンクを貼り付けておけば、そこを押すだけでデータに辿り着きます。 操作も簡単なので誰でもすぐに使えるようになりました。 実際当事業部の他の社員にもポータルサイトについて感想を聞いてみたところ、
アイコン１クリックで必要ツールを
すぐに立ち上げて仕事ができる
一つのページに機能がそろっているので、
この機能を使いたいから他のページに飛んで…というひと手間がかからないのが便利
プログラミングの知識が出来なくても、
簡単に自分のサイトが作れる
コンテンツの配置変え等が感覚的に操作できるので、
知識がない方にもとっつきやすい
このような声もあがりました。
すでに独自のポータルサイトをお持ちの方もいらっしゃると思いますが、今独自のポータルサイトがない方は、ぜひ一度社内の状況を確認してみてください。
今までは当たり前のようにしていた情報を探しに行く作業も、管理方法が各自で違うから都度確認していた煩わしさも、
実は独自のポータルサイトを持つことで仕事の効率が上がったり、楽になる部分があるかもしれません。
ただ、独自のポータルサイトを作成したいなと思っても自力でできそうになかったり、
作成したのはいいものの、きっちり管理・運用ができるか不安な方もいるかと思います。
オフィススタイルラボではそんな皆様のお手伝いをさせて頂ければと思っております。
少しでも興味があったり、気になられた方、相談したいことがある方は一度ご連絡ください。
オフィススタイルラボ内では巨大なモニターにポータルサイトを表示させているので、お越しいただければ実際にどんな感じで使用しているのか、空気感を感じていただくことが可能です。
また実際にポータルサイトを触っていただいたり、ご説明もさせて頂きますので、自社に当てはめるとどうなのか想像もしていただきやすくなります。
オンライン会議形式でのご相談も受付ておりますので、ぜひこの機会に情報管理の観点から、自社のワークスタイルを考えてみてください。
お仕事のご依頼・ご相談はこちらから
お電話またはお問い合わせフォームから
お気軽にご相談ください。
サービスに関するお問い合わせは、
通常3営業日以内に担当者よりご連絡いたします。
それ以外のお問い合わせは、
内容によって回答にお時間がかかる場合があります。
また、内容によってはお答えできない場合もございますので、
あらかじめご了承ください。